○沼津工業高等専門学校文書処理規則

(昭和39.4.1制定)

最終改正 平成28.11.7 

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規則は、沼津工業高等専門学校(以下「本校」という)における公文書類(以下「文書」という)の取扱いについて必要な事項を定め、処理の正確、敏速、円滑を期し、事務能率の向上を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規則で文書とは、本校の所掌事務にかかるもので、次に掲げるものをいう。

 (1)起案文書

 (2)本校名、課係名、若しくは職名を宛名とする接受文書

 (3)本校名、課係名、若しくは職名をもって発送する文書

(記号及び番号)

第3条 文書には、次のとおり記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書にあっては、記号及び番号を省略することができる。

  総務課総務係に関する文書 沼高専総第号

  総務課人事係に関する文書 沼高専人第号

  総務課研究支援係に関する文書 沼高専研第号

  総務課財務係に関する文書 沼高専財第号

  総務課用度係に関する文書 沼高専用第号

  総務課施設係に関する文書 沼高専施第号

  学生課教務・入試係に関する文書のうち主に教務に関する文書 沼高専教第号

  学生課教務・入試係に関する文書のうち主に入試に関する文書 沼高専入第号

  学生課学生係に関する文書 沼高専学第号

  学生課寮務係に関する文書 沼高専寮第号

  学生課図書係に関する文書 沼高専図第号

2 番号は、原則として会計年度毎に更新するものとする。ただし、年度内に完結しないものは、完結にいたるまで同一番号を付けなければならない。

第2章 収受・配布

(接受)

第4条 文書は、総務係において接受するものとする。

2 職員が文書を直接受け取ったときには、速やかに総務係へ回付しなければならない。

第4条の2 総務係は、前条により文書を接受したときは、次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。

 (1)普通文書は、開封し、文書記号及び文書番号並びに受付年月日の記入をし、文書処理簿(様式第1号)に記入のうえ主管係の長(以下「主管係長」という)に配布する。ただし、軽易な文書にあっては、文書記号及び文書番号並びに文書処理簿の記入を省略することができる。

 (2)特殊文書(書留)は、封かんのまま特殊郵便物受付簿(様式第2号)に記入し、次により処理する。

 イ 校長、事務部長及び学校宛のものは、総務課長に配布する。総務課長は、封かんのまま上司に供閲し、その指示を待つ。ただし、名宛人不在等のため事務の遂行に支障をきたすおそれがある場合には、総務課長がこれを開封することができる。

 ロ 前号以外のものは、各名宛人に配布する。

 (3)電報は、特殊郵便物受付簿(様式第2号)の種目欄に電報と記入し、同受付簿により処理するものとする。

2 複数の係に関係のある文書は、もっとも関係の深い室係に配布する。

(直接収受)

第5条 次に掲げる文書は、第4条の規定にかかわらず直接主管係が収受することができる。

 (1)教職員から提出する願及び届書の類

 (2)教務に関し、教員から提出する報告書の類

 (3)学生の就職・求人に関する文書の類

 (4)学生から提出する願及び届書の類

 (5)入学志願者から提出する手続書の類

 (6)見積書、請求書及び領収書の類

(電話又は口頭による処理)

第6条 電話又は口頭により処理した重要な事項は、聴取書を作成し、直ちに上司に報告しなければならない。

(係に配布された文書の処理)

第7条 文書の配布をうけた主管係長等は、配布された文書を検討し、上司の指示を受け、すみやかに処理する。ただし、他の係に関係のあるときは供閲しなければならない。

第3章 起案

(起案の要領)

第8条 文書の起案は、本校所定の原議用紙(様式第3号)を使用し、次の事項を守らなければならない。

 (1)原則として、1案ごとに起案する。

 (2)文章は、簡明な口語体とし、当用漢字及び現代かなづかいにより明瞭に記載する。

 (3)書式は、特別の場合を除き左横書とする。

 (4)文章を訂正するときは、その箇所を=線をもって消し、そのうえに訂正印を押す。

 (5)起案文書には、関係書類、資料等を末尾に添付する。

 (6)電報の起案は、電報発信用紙(様式第4号)に記載する。

(起案文書の種類)

第9条 文書は、次の区分により起案し、件名のあるものについては、当該文書の区分を件名の最後にかっこ書きして明示しなければならない。

 (1)照会  ある事項を問い合わせる文書

 (2)依頼  ある用件を相手方に頼む文書

 (3)回答  照会、依頼等に対し応答する文書

 (4)上申  人事の上申に関する文書

 (5)協議  他の官公庁に対する協議に関する文書

 (6)通知  一定の事実、処分、意志を知らせる文書

 (7)報告  法令等に基ついて報告する文書

 (8)供閲  供閲に関する文書

 (9)証明  学校名又は官職名により事実を証明する文書

 (10)契約  契約に関する文書

 (11)伺定  校長の決裁を得て諸規則を定める文書

 (12)伺い  資料作成、学校行事計画の作成等の伺いに関する文書

 (13)内簡  礼状等簡易な文書

 (14)事務連絡  事務的な連絡事項の文書

(至急文書の処理)

第10条 至急文書は、原議書に赤紙を付せんし、他の文書に優先して処理しなければならない。

第4章 合議及び決裁

(合議)

第11条 起案文書の内容が他の係等に関係ある場合は、合議しなければならない。

2 合議を受けた係等において起案文書を訂正する必要があると認めたときは、起案係と協議しなければならない。

3 合議事項について、起案の主旨に著しい変更のあったとき、廃案となったときは、ただちに合議先に通知しなければならない。

(秘文書の取扱)

第12条 秘文書は、秘と赤で標示し、主管課長又は係長が自ら携え、合議又は決裁を受けなければならない。

(決裁)

第13条 起案文書は、名義者の決裁を得て施行しなければならない。

2 文書の名義者が事務部長・主事又は課長である起案文書で重要なものについては、それぞれ次の各号に掲げる者の決裁を得なければならない。

 (1)事務部長名又は副校長名・校長補佐名の場合は校長

 (2)課長名の場合は事務部長

第13条の2 別表第3に掲げる事項の決裁については、前条第1項の規定にかかわらず専決者欄に掲げる者が専決する。ただし、特別の事情がある場合にはこの限りでない。

第14条 文書の決裁者が出張又は休暇等で不在の場合は、特に重要なものを除き、次に掲げるところにより代理決裁することかできる。ただし、事後すみやかに決裁者の承認を得なければならない。

 (1)校長名の文書は事務部長

 (2)事務部長名又は副校長名・校長補佐名の文書は主管課長

 (3)課長名の文書は課長があらかじめ指定した者

第15条 決裁を得た起案文書は、速やかに文書処理簿に必要事項を記入のうえ、原議書に文書記号、文書番号及び決裁年月日を記入するものとする。

第5章 浄書・発送

(浄書)

第15条の2 発送文書の浄書及び照合は、起案室係において行うものとする。

2 浄書を完了した文書は、原議書と照合し、浄書者及び照合者は原議書の所定欄に押印しなければならない。

(発送)

第16条 文書の発送は、次の各号に掲げるところにより処理するものとする。

 (1)原議書により確認のうえ、公印及び契印を押し、文書処理簿及び郵便発送簿(様式第5号)に記入のうえ発送する。

 (2)総務係長は、公印を押す際、発送文書に誤字、脱字、その他公文用語として不適当なものを発見したときは、起案者に連絡のうえ、訂正させることができる。

 (3)公用で郵便切手を必要とする場合は、総務係に申し出る。

  総務係は、その申し出に基づき、「郵便切手受払簿(様式第7号)」に記入のうえ、切手の払い出しを行う。

 (4)電報は、電報発信簿(様式第8号)に記入し、直ちに発信の手続きをとり、電報発信用紙に発信年月日、時刻等を記入し、押印のうえ、起案者に返付する。

 (5)秘、親展電報については、起案者自ら前号に準じて発信した後、総務係に宛先、指定別及び字数等を連絡しなければならない。

第17条 秘、親展文書の発送は、主管係で封かんし、秘、親展と朱書し、総務係に回付しなければならない。

(発送文書の日付)

第18条 発送文書の日付は、原則として決裁月日とする。

(発送後の処理)

第19条 発送済の原議書には、発送の日付を記入し、発送者が押印のうえ、主管係へ返付する。ただし、主管係が自ら発送する場合はこの限りでない。

第6章 分類・整理及び保存

(分類・整理及び保存)

第20条 文書の分類・整理及び保存については、沼津工業高等専門学校法人文書管理規則によるものとする。

第21条から第26条まで削除

附 則

この規程は、昭和39年4月1日から施行する。

附 則

この改正規則は、昭和42年1月1日から施行する。

附 則

この改正規則は、昭和42年5月1日から施行する。

附 則

この規則は、昭和43年4月1日から施行する。

附 則

この改正規則は、昭和48年4月1日から施行する。

附 則

この規程は、昭和57年4月1日から施行する。

附 則

この規程は、昭和5812 月1日から施行する。

附 則

この規程は、平成10年4月1日から施行する。

附 則

この規程は、平成12年4月1日から施行する。

附 則

この規程は、平成13年4月1日から施行する。

附 則

この改正内規は、平成13年4月1日から施行する。

附 則

この改正内規は、平成18年4月1日から施行する。

   附 則

 この規則は平成21417日から施行し、平成2081日から適用する。

附 則

この改正内規は、平成24年4月1日から施行する。

附 則

この改正内規は、平成27年4月1日から施行する。

   附 則

 この規則は平成28117日から施行し、同年41日から適用する。

 

別表第1及び別表第2 削除

別表第3  専決              EXCEL   PDF

 

様式第1号 文書処理簿           EXCEL  PDF

様式第2号 特殊郵便物受付簿        EXCEL  PDF

様式第3号 原議用紙            EXCEL  PDF

様式第4号 電報発信用紙          EXCEL  PDF

様式第5号 郵便発送簿           EXCEL  PDF

様式第6号 削除       

様式第7号 郵便切手受払簿         EXCEL  PDF

様式第8号 電報発信簿           EXCEL  PDF

様式第9号から様式第15号まで 削除