○沼津工業高等専門学校行政文書管理規則
（平成13.4.1制定）
最終改正 平成18.4.1
（趣旨）
第１条 この規則は、「行政機関の保有する情報の公開に関する法律」（平成11年法律第42号。以下「法」という。）第37条，「行政機関の保有する情報の公開に関する法律施行令」（平成12年政令第41号。以下「施行令」という。）第16条及び「行政文書の管理方策に関するガイドラインについて」（平成12年各省庁事務連絡会議申合せ）に基づき，沼津工業高等専門学校（以下「本校」という。）における行政文書の適正な管理について，必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条 この規則において「行政文書」とは，法第２条第２項に規定するものをいう。
２ この規則において「行政文書ファイル」とは，施行令第13条第２項第１号に規定するものをいう。
３ この規則において「学科等」とは，学科，教養科，専攻科及び情報処理教育センターをいう。
（行政文書の作成）
第３条 本校の意思決定に当たっては，原則として文書（図面及び電磁的記録を含む。以下同じ。）を作成して行うものとする。ただし，意思決定と同時に文書を作成することが困難である時は，事後に文書を作成するものとし，処理に係る事案が軽微な場合は，文書を作成しないことができる。
２ 本校における事務及び事業の実績については，原則として文書を作成するものとする。ただし，処理に係る事案が軽微な場合は，文書を作成しないことができる。
３ 前２項に係る文書の作成に関する手続については、沼津工業高等専門学校文書処理規則によるものとする。
（行政文書の管理体制）
第４条 本校に総括文書管理者を置き，事務部長をもって充てる。
２ 本校の課及び学科等に，文書管理者及び文書管理担当者を置く。
３ 文書管理者は，課にあっては課長を，学科等にあっては学科長又はその長をもって充てる。
４ 文書管理担当者は，文書管理者が指名する者をもって充てる。
５ 総括文書管理者は，行政文書の管理に関する規則等並びに次条に規定する沼津工業高等専門学校行政文書分類基準表（以下「分類基準表」という。）及び第９条に規定する沼津工業高等専門学校行政文書ファイル管理簿（以下「管理簿」という。）の整備を総括するとともに，行政文書の管理に関する事務を指導監督し，研修等の実施に当たるものとする。
６ 文書管理者は，行政文書の管理の徹底に努めるものとする。
７ 文書管理担当者は，文書管理者を補佐するものとする。
（行政文書の分類）
第５条 文書管理者は，行政文書の体系的な整理，迅速な検索及び適切な保存に活用するため，別紙第１号様式により分類基準表を作成し，総括文書管理者に提出するものとする。
２ 文書管理者は，毎年１回分類基準表の見直しを行い，必要と認める場合は改定を行うとともに、これを総括文書管理者に提出するものとする。
（行政文書の保存方法）
第６条 行政文書は，その他の文書と明確に区分し，事務室又は書庫の戸棚等その管理が適切に行い得る専用の場所で保存するものとする。
２ 行政文書は，保存期間が満了する日まで必要に応じ，記録媒体の変換を行うなどにより，適正かつ確実に利用できる方式で保存するものとする。
（行政文書の保存期間）
第７条 行政文書を作成し，又は取得したときは，別表の沼津工業高等専門学校行政文書保存期間基準により保存期間の満了する日を設定するものとする。
２ 保存期間の満了する日の設定に当たっては，行政文書ファイルを単位として設定するものとする。
３ 保存期間の計算については，翌年度の４月１日を起算日とするものとする。ただし，行政文書の管理の効率性，事務又は事業の性質，内容等により，作成又は取得した日以降の日を起算日とすることができる。
４ 次に掲げる行政文書については，第１項に規定する保存期間の満了する日が経過した後においても，各号の区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長するものとする。この場合において，一の号に該当する行政文書が他の号にも該当するときは，それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。
(1) 現に監査,検査等の対象になっているものについては，当該監査，検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるものについては，当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるものについては，当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間
(4) 開示請求があったものについては，法第９条各項の決定の日の翌日から起算して１年間
５ 保存期間が満了した行政文書について，職務の遂行上必要がある場合は，一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。この場合において，当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも同様とする。
６ 文書管理者は、前項の規定により，保存期間を延長するときは，延長する行政文書の名称及び年月日を記載した記録を総括文書管理者に提出するものとする。
７ 保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別な理由が生じた行政文書は，廃棄することができる。
（行政文書の移管又は廃棄）
第８条 保存期間（前条第６項の規定により延長された場合にあっては，延長後の保存期間）が満了した行政文書（保存期間が１年未満のものを除く。）は，施行令第16条第１項第８号の規定により公文書館等の機関（以下「公文書館等」という。）へ移管するものを除き，原則として廃棄するものとする。
２ 前項の規定により，原則として廃棄するものとされている行政文書のうち，本校にとって歴史的，学術的に貴重な文書の取扱いについては，校長が別に定める。
３ 文書管理者は、第１項の規定により，行政文書を廃棄するときは，廃棄する行政文書の名称を総括文書管理者に提出するものとする。
４ 文書管理者は、前条第７項の規定により行政文書を廃棄するときは，廃棄する行政文書の名称，廃棄しなければならない特別の理由及び廃棄する年月日を記載した記録を作成し，総括文書管理者を経て校長に提出し，その許可を得なければならない。
５ 行政文書を廃棄するに当たっては，廃棄する行政文書の内容に応じた方法で行うものとし，当該行政文書に法第５条各号に規定する不開示情報が記録されているときは，当該不開示情報が漏えいしないようにしなければならない。
６ 第１項に規定する公文書館等への移管に関する手続き等については，校長が別に定める。
（管理簿の作成）
第９条 文書管理者は，行政文書の適切な管理を行うこと及び法による開示請求をしようとする者の利便を図るため，別紙第２号様式により管理簿を作成し，総括文書管理者に提出するものとする。
２ 管理簿には，１年以上の保存期間を設定した行政文書ファイルを登載するものとする。
３ 管理簿の記載事項について，記載すべき事項が法第５条各号に規定する不開示情報に該当するおそれがある場合その他合理的な理由がある場合には，記載を簡略化することができる。
４ 管理簿は，年１回以上定期的に更新を行うものとする。
５ 管理簿は，総務課において一般の閲覧を供するものとする。
（他の法令等との調整）
第１０条 この規則にかかわらず，法律及びこれに基づく命令の規定により，行政文書の分類，作成，保存，廃棄その他の行政文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては，当該事項については，当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによるものとする。
（雑則）
第１１条 この規則に定めるもののほか，行政文書の管理について必要な事項は，校長が別に定める。
附 則
この規則は，平成１３年４月１日から施行する。
附 則
この規則は，平成１８年４月１日から施行する。
別表（第７条関係） 沼津工業高等専門学校行政文書保存期間基準 WORD PDF
別紙第１号様式（第５条関係） 沼津工業高等専門学校文書分類基準表 WORD PDF
別紙第２号様式（第９条関係） 沼津工業高等専門学校行政文書ファイル管理簿
